Wer sich mit Product Information Management beschäftigt, landet früher oder später bei einer entscheidenden Frage: Was macht ein PIM-Projekt wirklich erfolgreich?
Die Antwort liegt aus meiner Sicht weniger in einzelnen Features oder besonders ausgefeilten Workflows. Sie liegt vor allem in den ersten Schritten der Konzeption. Wer hier die richtigen Fragen in der richtigen Reihenfolge beantwortet, reduziert Komplexität und vermeidet teure Umwege.
In den vergangenen Jahren haben sich für mich drei Themen als besonders wichtig herauskristallisiert: Daten, Prozesse und Schnittstellen. Genau in dieser Reihenfolge.
Daten: vom Zielkanal rückwärts denken
PIM ist das Management von Produktdaten. Deshalb gilt eine einfache, aber oft unterschätzte Regel
Nur was ich verwende, sollte ich auch verwalten.
In vielen Projekten wird zuerst gesammelt: Attribute, Tabellen, Texte, Klassifikationen und Sonderfälle. Doch jedes zusätzliche Attribut braucht eine Definition, eine Quelle, Verantwortliche und Qualitätsregeln. Daten ohne konkreten Anwendungsfall erzeugen daher keinen Mehrwert, sondern Aufwand.
Ein besserer Ausgangspunkt ist es, vom Ziel her zu denken.
Welche Informationen benötigt der Onlineshop? Welche Angaben verlangen Marktplätze? Was braucht der Katalog? Welche Daten erwarten Kunden oder Geschäftspartner? Erst dann lässt sich eine sinnvolle Datenstruktur aufbauen.
Die benötigten Daten lassen sich anschließend in drei Gruppen einteilen:
- Daten, die bereits vorhanden sind, zum Beispiel im ERP
- Daten, die von Lieferanten oder anderen Partnern geliefert werden
- Daten, die intern neu erstellt oder gepflegt werden müssen
Je mehr Daten vorhanden sind oder zuverlässig übernommen werden können, desto weniger manuelle Pflege ist nötig. Gleichzeitig wird sichtbar, wo neue Verantwortlichkeiten und Inhalte gebraucht werden.
Qualitätsmanagement bedeutet dabei nicht, eine abstrakte Vollständigkeit von 100 Prozent anzustreben. Ein Produktdatensatz ist dann bereit, wenn er die Anforderungen des jeweiligen Zielkanals erfüllt. Für einen Marktplatz können andere Pflichtfelder gelten als für den eigenen Shop. Qualitätsregeln sollten deshalb aus konkreten Zielen abgeleitet werden.
Prozesse: Transparenz vor Automatisierung
Der zweite Baustein sind die Prozesse. Auch hier hilft eine klare Abgrenzung:
Prozesse sind keine Workflows
Ein Prozess beschreibt, was getan werden muss, wer verantwortlich ist und welches Ergebnis erwartet wird. Ein Workflow bildet Teile davon technisch ab. Wer beides gleichsetzt, modelliert häufig zu früh komplexe Statusketten, Freigaben und Eskalationen – noch bevor klar ist, wie die tägliche Arbeit funktioniert.
Ein guter Prozess braucht zunächst Transparenz. Mitarbeitende müssen erkennen, welche Produkte unvollständig sind, welche Aufgaben anstehen und wo Entscheidungen nötig sind. Dashboards und Aufgabenlisten machen diese Arbeit sichtbar und priorisierbar.
Für die Bearbeitung braucht es passende Werkzeuge: zielgerichtete Ansichten, Filter, Massenbearbeitungen und Validierungen. Ein Produktmanager benötigt schließlich einen anderen Blick auf die Daten als Marketing oder Einkauf.
Erst wenn sich ein Ablauf in der Praxis bewährt hat, lohnt es sich, ihn in einen festen Workflow zu überführen. Manchmal zeigt sich sogar, dass dieser gar nicht mehr nötig ist, weil Transparenz, klare Verantwortlichkeiten und geeignete Werkzeuge bereits ausreichen.
Schnittstellen: PIM ist keine Insel
Der dritte Baustein sind die Schnittstellen.
PIM ist keine Insel, sondern der organisierte Transfer von Daten.
Ein PIM entfaltet seinen Wert erst dann, wenn Produktinformationen zuverlässig in die benötigten Kanäle gelangen: Onlineshops, Marktplätze, Kataloge, Kunden, Partner oder interne Systeme.
Schnittstellen sollten deshalb nicht erst am Ende als technische Restaufgabe betrachtet werden. Schon bei der Konzeption muss klar sein, welche Systeme Daten liefern, welche sie empfangen und welche Regeln für Format, Aktualität und Qualität gelten. Entscheidend ist nicht nur der Transport von A nach B, sondern ob die Daten vollständig, passend strukturiert und rechtzeitig verfügbar sind.
Auch hier hilft der Blick vom Ziel zurück: Was braucht der Empfänger wirklich? Welche Daten müssen sofort aktualisiert werden, für welche reicht ein regelmäßiger Export? Und wie werden Fehler sichtbar, bevor sie beim Kunden ankommen?
Der erste Schritt bestimmt den Weg
Ein erfolgreiches PIM-Projekt beginnt nicht mit maximaler Funktionalität. Es beginnt mit Klarheit: über die Ziele, die dafür benötigten Daten, die tatsächliche tägliche Arbeit und die Wege zu den relevanten Kanälen.
Wer zuerst die Daten aus Sicht ihrer Verwendung strukturiert, darauf praktikable Prozesse aufbaut und anschließend den zuverlässigen Transfer organisiert, schafft ein belastbares Fundament. Danach folgen weitere Themen – etwa Rollen und Rechte, DAM-Integration, PXM, Governance oder Internationalisierung. Doch diese Aufgaben lassen sich beherrschen, wenn die Basis stimmt.
Meine wichtigste Erfahrung lautet deshalb: Erst die Daten, dann die Prozesse und schließlich die Schnittstellen. Wer diese Reihenfolge ernst nimmt, hat bereits einen großen Teil der Voraussetzungen dafür geschaffen, dass ein PIM-Projekt nicht nur technisch eingeführt, sondern im Unternehmen auch wirklich genutzt wird.